PDF ir ērts formāts dokumentu nosūtīšanai un drukāšanai, taču to ir grūti rediģēt. Vēl grūtāk, ja PDF ir skenēts papīra dokuments – tad failā patiesībā ir attēls, nevis teksts. Šajā rokasgrāmatā skaidrojam, kā ar ABBYY FineReader PDF pārvērst PDF rediģējamā Word dokumentā, kādas opcijas izvēlēties un kā iegūt labāko rezultātu latviešu un lietuviešu valodas tekstu apstrādē.
Divu veidu PDF faili
Pirms konvertēšanas ir vērts saprast, ar kāda veida failu strādājat:
- Digitāls PDF – izveidots programmā Word vai citā programmā. Tā tekstu var atlasīt un kopēt, tāpēc to ir vieglāk konvertēt.
- Skenēts PDF – papīra dokumenta fotoattēls vai skenēta kopija. Tā teksts ir attēls, tāpēc nepieciešama teksta atpazīšana jeb OCR.
ABBYY FineReader PDF tiek galā ar abiem gadījumiem: skenētie dokumenti tiek apstrādāti ar teksta atpazīšanu, kas atbalsta vairāk nekā 190 valodas, tostarp latviešu un lietuviešu.
Kā konvertēt PDF uz Word ar ABBYY FineReader PDF
Windows versijā konvertēšana notiek dažos soļos. Tālāk izvēlņu nosaukumi ir norādīti angliski – ja programma ir citā valodā, tie būs tulkoti.
- Palaidiet programmu un logā „New Task” atveriet cilni „Open”.
- Izvēlieties „Convert to Microsoft Word”.
- Atlasiet vienu vai vairākus PDF failus, kurus vēlaties konvertēt.
- Sadaļā „OCR languages” izvēlieties dokumenta valodu, piemēram, latviešu. Ja dokumentā ir teksts vairākās valodās, atlasiet tās visas.
- Sadaļā „Keep formatting” izvēlieties formatēšanas režīmu – sīkāk par tiem tālāk.
- Ja nepieciešams, atlasiet „Keep pictures” un „Keep headers, footers, and page numbers”.
- Noklikšķiniet uz „Convert to Word” un izvēlieties mapi, kurā tiks saglabāts Word fails.
Ja vēlaties apvienot vairākus PDF failus vienā Word dokumentā, pirms konvertēšanas sakārtojiet failus vajadzīgajā secībā un izvēlieties „Combine all files into one document”.
Kad konvertēšana ir pabeigta, atveriet Word failu un pārskatiet rezultātu. Īpaši rūpīgi pārbaudiet skaitļus, datumus, uzvārdus un tabulas – līgumos un rēķinos tie ir vissvarīgākie.
Kā skenēt papīra dokumentu tieši uz Word
Ja dokuments vēl ir papīra formā, PDF fails nav jāveido – ABBYY FineReader PDF var to noskenēt un uzreiz izveidot Word dokumentu:
- Logā „New Task” atveriet cilni „Scan” un izvēlieties „Scan to Microsoft Word”.
- Izvēlieties skeneri, skenēšanas iestatījumus, dokumenta valodu un formatēšanas režīmu.
- Skenējiet lapas un saglabājiet iegūto Word failu.
Šis veids ir ērts, ja datorā jāpārnes veci līgumi, arhīva dokumenti vai drukāti teksti. Vairāku lapu dokumentu varat skenēt lapu pa lapai, un programma apvienos visas lapas vienā failā.
Kuru formatēšanas režīmu izvēlēties
Šī izvēle nosaka, kā izskatīsies Word dokuments un cik viegli to būs rediģēt:
- „Exact copy” – dokuments izskatās maksimāli līdzīgs oriģinālam, taču to ir grūtāk rediģēt. Piemērots dokumentiem ar sarežģītu maketu, kur vissvarīgākais ir izskats.
- „Editable copy” – formatējums var nedaudz atšķirties no oriģināla, taču tekstu ir visvieglāk rediģēt. Parasti labākā izvēle līgumiem, vēstulēm un pārskatiem.
- „Formatted text” – tiek saglabāti fonti, fontu izmēri un rindkopas, bet ne precīzs objektu novietojums lapā.
- „Plain text” – paliek tikai teksts bez formatējuma. Piemērots, ja tekstu vēlaties ielīmēt citā dokumentā vai sistēmā.
Padomi labākam rezultātam
- Skenējiet ar vismaz 300 dpi izšķirtspēju – mazs vai izplūdis teksts tiek atpazīts mazāk precīzi.
- Pirms skenēšanas izlīdziniet lapas un notīriet skenera stiklu.
- Vienmēr norādiet pareizo dokumenta valodu – tad burti ar diakritiskajām zīmēm tiek atpazīti precīzāk.
- Pēc konvertēšanas pārskatiet tabulas un sarežģītus izkārtojumus – dažreiz ir vērts izvēlēties citu formatēšanas režīmu.
- Ja dokumentu fotografējat ar tālruni, dariet to labi apgaismotā vietā un turiet tālruni paralēli lapai.
- Ja jums vajag tikai nelielu teksta fragmentu no ekrāna, piemēram, no fotoattēla vai video, ērtāk izmantot ABBYY Screenshot Reader.
Vai ir nepieciešams konvertēt uz Word
Ne vienmēr. Ja jāizlabo daži vārdi, jāmaina datums vai jāizņem lapa, ABBYY FineReader PDF ļauj to izdarīt tieši PDF failā – rediģēt tekstu, attēlus un lapas. Konvertēt uz Word ir vērts, ja dokuments būtiski jāpārraksta, jāizmanto kā veidne vai jāapvieno ar citiem tekstiem.
Datora programma vai tiešsaistes konvertētājs
Tiešsaistes konvertētāji ir ērti atsevišķiem failiem, taču dokuments jāaugšupielādē cita pakalpojumu sniedzēja serverī. Konfidenciāliem dokumentiem – līgumiem, rēķiniem, dokumentiem ar personas datiem – drošāk ir izmantot programmu, kas tos apstrādā jūsu datorā. Datora programma ir ērtāka arī tad, ja failu ir daudz, tie ir lieli vai tie regulāri jāapstrādā.
Kuru ABBYY programmu izvēlēties
ABBYY piedāvā vairākas versijas atkarībā no jūsu datora un darba apjoma:
Windows datoram
ABBYY FineReader PDF Standard ietver PDF rediģēšanu, konvertēšanu uz Word un Excel un teksta atpazīšanu. Lielākajai daļai biroju un mājas lietotāju ar šo izdevumu pietiek.
Lielākam dokumentu apjomam
ABBYY FineReader PDF Corporate papildus ļauj salīdzināt dokumentu versijas un automātiski apstrādāt failus ar funkciju Hot Folder. Piemērots juristiem, grāmatvedības nodaļām un uzņēmumiem, kuri konvertē daudz dokumentu.
ABBYY FineReader PDF Corporate
Mac datoriem
ABBYY FineReader PDF for Mac atpazīst tekstu skenētos dokumentos un fotoattēlos un pārvērš tos Word, Excel vai meklējamos PDF failos macOS datorā.
Ekrānā redzamajam tekstam
ABBYY Screenshot Reader atpazīst tekstu vai tabulu jebkurā ekrāna apgabalā un pārnes to uz Word, Excel vai starpliktuvi. Beztermiņa licence.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai FineReader atpazīst tekstu lietuviešu valodā?
Jā. Latviešu un lietuviešu valoda ir starp vairāk nekā 190 atbalstītajām atpazīšanas valodām, tāpēc abu valodu rakstzīmes tiek atpazītas pareizi, ja norādāt pareizo dokumenta valodu.
Vai var vienlaikus konvertēt vairākus PDF failus?
Jā. Konvertēšanas logā varat atlasīt vairākus failus un konvertēt tos atsevišķi vai apvienot vienā Word dokumentā.
Vai PDF var konvertēt uz Excel?
Jā. „ABBYY FineReader PDF” konvertē PDF arī uz Excel – tas ir ērti, ja jāpārnes tabulas, piemēram, rēķini vai pārskati.
Vai uzņēmums var iegādāties vairākas licences?
Jā. „Standard” un „Corporate” izdevumiem ir vairāku vietu licences, piemēram, „Per Seat”, bet „Corporate” ir arī „Concurrent”. Lielākiem daudzumiem sniedzam piedāvājumu pēc pieprasījuma.
Secinājums
Konvertēt PDF uz Word ar „ABBYY FineReader PDF” ir vienkārši: izvēlieties failu, norādiet valodu un formatēšanas režīmu, un programma izveidos rediģējamu dokumentu. Skenētiem dokumentiem vissvarīgākā ir laba skenējuma kvalitāte un pareiza valoda. UAB „Atviros informacinės sistemos“ ir oficiālais ABBYY izplatītājs Baltijas valstīs – licences atslēgu un PVN rēķinu nosūtām e-pastā.