PDF on mugav vorming dokumentide saatmiseks ja printimiseks, kuid seda on raske redigeerida. Veel keerulisem on see siis, kui PDF on skannitud paberdokument – siis sisaldab fail tegelikult pilti, mitte teksti. Selles juhendis selgitame, kuidas teisendada PDF ABBYY FineReader PDF-iga redigeeritavaks Wordi dokumendiks, milliseid suvandeid valida ja kuidas saada eestikeelse teksti puhul parim tulemus.
Kaks PDF-failide tüüpi
Enne teisendamist tasub aru saada, millise failiga on tegu:
- Digitaalne PDF – loodud Wordis või mõnes muus programmis. Selle teksti saab valida ja kopeerida, seega on seda lihtsam teisendada.
- Skannitud PDF – paberdokumendi foto või skannitud koopia. Selle tekst on pilt, seega on vaja tekstituvastust ehk OCR-i.
ABBYY FineReader PDF saab hakkama mõlema juhtumiga: skannitud dokumente töödeldakse tekstituvastusega, mis toetab üle 190 keele, sealhulgas eesti ja leedu keelt.
Kuidas teisendada PDF Wordiks ABBYY FineReader PDF-iga
Windowsi versioonis toimub teisendamine mõne sammuga. Allpool on menüüde nimed toodud inglise keeles – kui programm on mõnes teises keeles, on need tõlgitud.
- Käivitage programm ja avage aknas „New Task“ vahekaart „Open“.
- Valige „Convert to Microsoft Word“.
- Valige üks või mitu PDF-faili, mida soovite teisendada.
- Valige jaotises „OCR languages“ dokumendi keel, näiteks eesti keel. Kui dokument sisaldab teksti mitmes keeles, valige need kõik.
- Valige jaotises „Keep formatting“ vormindusrežiim – neist lähemalt allpool.
- Vajaduse korral valige „Keep pictures“ ning „Keep headers, footers, and page numbers“.
- Klõpsake „Convert to Word“ ja valige kaust, kuhu Wordi fail salvestatakse.
Kui soovite ühendada mitu PDF-faili üheks Wordi dokumendiks, järjestage failid enne teisendamist vajalikus järjekorras ja valige „Combine all files into one document“.
Kui teisendamine on lõpetatud, avage Wordi fail ja vaadake tulemus üle. Kontrollige eriti hoolikalt numbreid, kuupäevi, perekonnanimesid ja tabeleid – need on lepingutes ja arvetes kõige olulisemad.
Kuidas skannida paberdokument otse Wordi
Kui dokument on veel paberil, ei pea te PDF-faili looma – ABBYY FineReader PDF saab selle skannida ja luua kohe Wordi dokumendi:
- Avage aknas „New Task“ vahekaart „Scan“ ja valige „Scan to Microsoft Word“.
- Valige skanner, skannimisseaded, dokumendi keel ja vormindusrežiim.
- Skannige leheküljed ja salvestage saadud Wordi fail.
See meetod on mugav, kui on vaja vanu lepinguid, arhiividokumente või trükitud tekste arvutisse üle kanda. Mitmeleheküljelise dokumendi saate skannida lehekülje kaupa ning programm ühendab kõik leheküljed üheks failiks.
Millist vormindusrežiimi valida
See valik määrab, milline näeb välja Wordi dokument ja kui lihtne on seda redigeerida:
- „Exact copy“ – dokument näeb välja originaalile võimalikult sarnane, kuid seda on raskem redigeerida. Sobib keeruka paigutusega dokumentidele, kus välimus on kõige olulisem.
- „Editable copy“ – vormindus võib originaalist veidi erineda, kuid teksti on kõige lihtsam redigeerida. Tavaliselt parim valik lepingute, kirjade ja aruannete jaoks.
- „Formatted text“ – fondid, fondisuurused ja lõigud säilivad, kuid mitte objektide täpne asukoht lehel.
- „Plain text“ – alles jääb ainult tekst, ilma vormindamiseta. Sobib, kui soovite teksti kleepida teise dokumenti või süsteemi.
Nõuanded paremate tulemuste saavutamiseks
- Skannige vähemalt 300 dpi eraldusvõimega – väikest või hägust teksti tuvastatakse vähem täpselt.
- Enne skannimist siluge lehed ja puhastage skanneri klaas.
- Määrake alati õige dokumendi keel – siis tuvastatakse täpitähed (õ, ä, ö, ü) täpsemalt.
- Vaadake pärast teisendamist üle tabelid ja keerukad paigutused – mõnikord tasub valida teine vormindusrežiim.
- Kui pildistate dokumenti telefoniga, tehke seda hästi valgustatud kohas ja hoidke telefoni leheküljega paralleelselt.
- Kui vajate ekraanilt vaid väikest tekstikatket, näiteks fotolt või videolt, on mugavam ABBYY Screenshot Reader.
Kas Wordiks teisendamine on vajalik
Mitte alati. Kui on vaja parandada paar sõna, muuta kuupäeva või eemaldada lehekülg, võimaldab ABBYY FineReader PDF seda teha otse PDF-failis – muuta teksti, pilte ja lehekülgi. Wordiks teisendamine tasub end ära, kui dokumenti tuleb oluliselt ümber kirjutada, kasutada mallina või ühendada teiste tekstidega.
Arvutiprogramm või veebipõhine teisendaja
Veebiteisendajad on mugavad üksikute failide puhul, kuid dokument tuleb üles laadida teise teenusepakkuja serverisse. Konfidentsiaalsete dokumentide – lepingute, arvete, isikuandmetega dokumentide – puhul on turvalisem kasutada programmi, mis töötleb neid teie arvutis. Arvutiprogramm on mugavam ka siis, kui faile on palju, need on suured või neid tuleb regulaarselt töödelda.
Millist ABBYY programmi valida
ABBYY pakub olenevalt teie arvutist ja töökoormusest mitut versiooni:
Windowsi arvutile
ABBYY FineReader PDF Standard sisaldab PDF-i redigeerimist, teisendamist Wordi ja Excelisse ning tekstituvastust. Enamikule kontoritele ja kodukasutajatele sellest väljaandest piisab.
Suuremate dokumendimahtude jaoks
ABBYY FineReader PDF Corporate võimaldab lisaks võrrelda dokumentide versioone ja töödelda faile automaatselt funktsiooniga Hot Folder. Sobib juristidele, raamatupidamisosakondadele ja ettevõtetele, kes teisendavad palju dokumente.
ABBYY FineReader PDF Corporate
Macile
ABBYY FineReader PDF for Mac tuvastab skannitud dokumentidest ja fotodest teksti ning teisendab need macOS-i arvutis Wordi-, Exceli- või otsitavateks PDF-failideks.
Ekraanil oleva teksti jaoks
ABBYY Screenshot Reader tuvastab teksti või tabeli ekraani mis tahes alal ja edastab selle Wordi, Excelisse või lõikelauale. Tähtajatu litsents.
Korduma kippuvad küsimused
Kas FineReader tuvastab eestikeelset teksti?
Jah. Eesti ja leedu keel on enam kui 190 toetatud tuvastuskeele hulgas, nii et täpitähed tuvastatakse õigesti, kui määrate dokumendi õige keele.
Kas mitu PDF-faili saab teisendada korraga?
Jah. Teisendamisaknas saate valida mitu faili ja teisendada need eraldi või ühendada üheks Wordi dokumendiks.
Kas PDF-i saab teisendada Excelisse?
Jah. ABBYY FineReader PDF teisendab PDF-i ka Exceli failiks – see on mugav, kui on vaja üle kanda tabeleid, näiteks arveid või aruandeid.
Kas ettevõte saab osta mitu litsentsi?
Jah. Väljaannetel Standard ja Corporate on mitme koha litsentsid, näiteks Per Seat, ning Corporate’il on ka Concurrent-litsents. Suuremate koguste korral teeme pakkumise päringu alusel.
Kokkuvõte
PDF-i teisendamine Wordi failiks ABBYY FineReader PDF-iga on lihtne: valige fail, määrake keel ja vormindusrežiim ning programm loob redigeeritava dokumendi. Skannitud dokumentide puhul on kõige olulisemad hea skannimiskvaliteet ja õige keel. UAB „Atviros informacinės sistemos“ on ABBYY ametlik edasimüüja Balti riikides – saadame litsentsivõtme ja käibemaksuarve e-postiga.