Формат PDF удобен для отправки и печати документов, но редактировать его сложно. Ещё сложнее, когда PDF – это отсканированный бумажный документ: тогда в файле на самом деле не текст, а изображение. В этой инструкции объясняем, как с помощью «ABBYY FineReader PDF» преобразовать PDF в редактируемый документ Word, какие параметры выбрать и как добиться лучшего результата для текста на литовском языке.
Два типа PDF-файлов
Перед преобразованием стоит понять, с каким файлом вы работаете:
- Цифровой PDF – создан из Word или другой программы. Текст в нём можно выделить и скопировать, поэтому преобразовать его проще.
- Отсканированный PDF – фотография или скан бумажного документа. Текст в нём – это изображение, поэтому нужно распознавание текста (OCR).
«ABBYY FineReader PDF» справляется в обоих случаях: к отсканированным документам применяется распознавание текста, поддерживающее более 190 языков, включая литовский, латышский, эстонский и русский.
Как преобразовать PDF в Word с ABBYY FineReader PDF
В версии для Windows преобразование выполняется в несколько шагов. Ниже указаны английские названия меню – если программа у вас на другом языке, названия будут на этом языке.
- Запустите программу и в окне «New Task» откройте вкладку «Open».
- Выберите «Convert to Microsoft Word».
- Укажите один или несколько PDF-файлов, которые хотите преобразовать.
- В разделе «OCR languages» выберите язык документа, например литовский. Если в документе есть текст на нескольких языках, отметьте все.
- В разделе «Keep formatting» выберите режим форматирования – о них подробнее ниже.
- При необходимости отметьте «Keep pictures» и «Keep headers, footers, and page numbers».
- Нажмите «Convert to Word» и укажите папку, в которой будет сохранён файл Word.
Если вы хотите объединить несколько PDF-файлов в один документ Word, перед преобразованием расположите файлы в нужном порядке и отметьте «Combine all files into one document».
После преобразования откройте файл Word и просмотрите результат. Особенно внимательно проверьте цифры, даты, фамилии и таблицы – они важнее всего в договорах и счетах.
Как отсканировать бумажный документ сразу в Word
Если документ ещё бумажный, создавать PDF-файл не обязательно – «ABBYY FineReader PDF» может отсканировать его и сразу создать документ Word:
- В окне «New Task» откройте вкладку «Scan» и выберите «Scan to Microsoft Word».
- Выберите сканер, параметры сканирования, язык документа и режим форматирования.
- Отсканируйте страницы и сохраните полученный файл Word.
Такой способ удобен, когда нужно перенести на компьютер старые договоры, архивные документы или печатные тексты. Многостраничный документ можно сканировать подряд, а программа соберёт все страницы в один файл.
Какой режим форматирования выбрать
От этого выбора зависит, как будет выглядеть документ Word и насколько удобно будет его редактировать:
- «Exact copy» – документ выглядит максимально похоже на оригинал, но редактировать его сложнее. Подходит для документов со сложной вёрсткой, когда важнее всего внешний вид.
- «Editable copy» – форматирование может немного отличаться от оригинала, но текст редактировать проще всего. Чаще всего это лучший выбор для договоров, писем и отчётов.
- «Formatted text» – сохраняются шрифты, их размеры и абзацы, но не точное расположение объектов на странице.
- «Plain text» – остаётся только текст без форматирования. Подходит, когда текст нужно вставить в другой документ или систему.
Советы для лучшего результата
- Сканируйте с разрешением не ниже 300 dpi – мелкий или нечёткий текст распознаётся хуже.
- Перед сканированием расправьте листы и протрите стекло сканера.
- Всегда указывайте правильный язык документа – тогда литовские буквы с диакритическими знаками распознаются точнее.
- После преобразования просматривайте таблицы и сложную вёрстку – иногда стоит выбрать другой режим форматирования.
- Если фотографируете документ телефоном, делайте это в светлом месте и держите телефон параллельно листу.
- Если нужен лишь небольшой фрагмент текста с экрана, например из фотографии или видео, удобнее использовать «ABBYY Screenshot Reader».
Обязательно ли преобразовывать в Word
Не всегда. Если нужно исправить несколько слов, изменить дату или удалить страницу, «ABBYY FineReader PDF» позволяет сделать это прямо в PDF-файле – редактировать текст, изображения и страницы. Преобразовывать в Word стоит, когда документ нужно существенно переписать, использовать как шаблон или объединить с другими текстами.
Программа на компьютере или онлайн-конвертер
Онлайн-конвертеры удобны для отдельных файлов, но документ приходится загружать на сервер стороннего сервиса. Для конфиденциальных документов – договоров, счетов, документов с персональными данными – безопаснее использовать программу, которая обрабатывает их на вашем компьютере. Программа на компьютере также удобнее, когда файлов много, они большие или их нужно обрабатывать регулярно.
Какую программу ABBYY выбрать
ABBYY предлагает несколько версий в зависимости от компьютера и объёма работы:
Для компьютера с Windows
«ABBYY FineReader PDF Standard» включает редактирование PDF, преобразование в Word и Excel и распознавание текста. Для большинства офисов и домашних пользователей этой версии достаточно.
Для большого потока документов
«ABBYY FineReader PDF Corporate» дополнительно позволяет сравнивать версии документов и автоматически обрабатывать файлы с помощью функции «Hot Folder». Подходит юристам, бухгалтериям и компаниям, которые преобразуют много документов.
ABBYY FineReader PDF Corporate
Для компьютера Mac
На компьютере с macOS «ABBYY FineReader PDF for Mac» распознаёт текст в отсканированных документах и фотографиях и преобразует их в файлы Word, Excel или PDF с возможностью поиска.
Для текста с экрана
«ABBYY Screenshot Reader» распознаёт текст или таблицу в любой области экрана и переносит их в Word, Excel или буфер обмена. Лицензия бессрочная.
Частые вопросы
Распознаёт ли FineReader текст на литовском языке?
Да. Литовский язык входит в число более 190 поддерживаемых языков распознавания, поэтому литовские буквы распознаются правильно, если указать нужный язык документа.
Можно ли преобразовать несколько PDF-файлов одновременно?
Да. В окне преобразования можно выбрать несколько файлов и преобразовать их по отдельности или объединить в один документ Word.
Можно ли преобразовать PDF в Excel?
Да. «ABBYY FineReader PDF» преобразует PDF и в Excel – это удобно, когда нужно перенести таблицы, например счета или отчёты.
Может ли компания купить несколько лицензий?
Да. Для версий «Standard» и «Corporate» есть лицензии на несколько рабочих мест, например «Per Seat», а для «Corporate» – и «Concurrent». Для большого количества рабочих мест подготовим предложение по запросу.
Вывод
Преобразовать PDF в Word с «ABBYY FineReader PDF» просто: выберите файл, укажите язык и режим форматирования, и программа создаст редактируемый документ. Для отсканированных документов важнее всего хорошее качество сканирования и правильно выбранный язык. UAB «Atviros informacinės sistemos» – официальный дистрибьютор ABBYY в странах Балтии; лицензионный ключ и счёт-фактуру с НДС мы отправляем по электронной почте.