PDF formatas patogus dokumentams siųsti ir spausdinti, tačiau jį redaguoti sudėtinga. Dar sunkiau, kai PDF yra nuskenuotas popierinis dokumentas – tada faile iš tikrųjų yra ne tekstas, o paveikslėlis. Šioje instrukcijoje paaiškiname, kaip su „ABBYY FineReader PDF“ paversti PDF redaguojamu Word dokumentu, kokias parinktis pasirinkti ir kaip pasiekti geriausią rezultatą lietuviškam tekstui.
Dviejų tipų PDF failai
Prieš konvertuojant verta suprasti, su kokiu failu dirbate:
- Skaitmeninis PDF – sukurtas iš Word ar kitos programos. Tekstą jame galima pažymėti ir nukopijuoti, todėl konvertuoti paprasčiau.
- Skenuotas PDF – popierinio dokumento nuotrauka ar skenuota kopija. Tekstas jame yra paveikslėlis, todėl reikalingas teksto atpažinimas, vadinamas OCR.
„ABBYY FineReader PDF“ susitvarko su abiem atvejais: skenuotiems dokumentams pritaikomas teksto atpažinimas, palaikantis daugiau nei 190 kalbų, įskaitant lietuvių.
Kaip konvertuoti PDF į Word su ABBYY FineReader PDF
Windows versijoje konvertavimas atliekamas keliais žingsniais. Žemiau nurodyti angliški meniu pavadinimai – jei programos kalba kita, jie bus išversti.
- Paleiskite programą ir lange „New Task“ atverkite skirtuką „Open“.
- Pasirinkite „Convert to Microsoft Word“.
- Nurodykite vieną ar kelis PDF failus, kuriuos norite konvertuoti.
- Skiltyje „OCR languages“ pasirinkite dokumento kalbą, pavyzdžiui, lietuvių. Jei dokumente yra kelių kalbų tekstas, pažymėkite visas.
- Skiltyje „Keep formatting“ pasirinkite formatavimo režimą – apie juos plačiau žemiau.
- Jei reikia, pažymėkite „Keep pictures“ ir „Keep headers, footers, and page numbers“.
- Paspauskite „Convert to Word“ ir nurodykite aplanką, kuriame bus išsaugotas Word failas.
Jei norite kelis PDF failus sujungti į vieną Word dokumentą, prieš konvertuodami sudėliokite failus reikiama tvarka ir pažymėkite „Combine all files into one document“.
Baigus konvertuoti, atidarykite Word failą ir peržiūrėkite rezultatą. Ypač atidžiai patikrinkite skaičius, datas, pavardes ir lenteles – jie svarbiausi sutartyse ir sąskaitose.
Kaip popierinį dokumentą nuskenuoti tiesiai į Word
Jei dokumentas dar popierinis, PDF failo kurti nebūtina – „ABBYY FineReader PDF“ gali nuskenuoti jį ir iškart sukurti Word dokumentą:
- Lange „New Task“ atverkite skirtuką „Scan“ ir pasirinkite „Scan to Microsoft Word“.
- Pasirinkite skenerį, skenavimo parametrus, dokumento kalbą ir formatavimo režimą.
- Nuskenuokite puslapius ir išsaugokite gautą Word failą.
Toks būdas patogus, kai reikia perkelti į kompiuterį senas sutartis, archyvinius dokumentus ar spausdintus tekstus. Kelių puslapių dokumentą galite skenuoti iš eilės, o programa visus puslapius sudės į vieną failą.
Kurį formatavimo režimą pasirinkti
Nuo šio pasirinkimo priklauso, kaip Word dokumentas atrodys ir kaip patogu bus jį redaguoti:
- „Exact copy“ – dokumentas atrodo kuo panašiau į originalą, tačiau jį redaguoti sunkiau. Tinka sudėtingo maketo dokumentams, kai svarbiausia išvaizda.
- „Editable copy“ – formatavimas gali šiek tiek skirtis nuo originalo, bet tekstą redaguoti lengviausia. Dažniausiai tai geriausias pasirinkimas sutartims, raštams ir ataskaitoms.
- „Formatted text“ – išlaikomi šriftai, jų dydžiai ir pastraipos, bet ne tiksli objektų vieta puslapyje.
- „Plain text“ – lieka tik tekstas be formatavimo. Tinka, kai tekstą norite įklijuoti į kitą dokumentą ar sistemą.
Patarimai geresniam rezultatui
- Skenuokite bent 300 dpi raiška – smulkus ar neryškus tekstas atpažįstamas prasčiau.
- Prieš skenuodami ištiesinkite lapus ir nuvalykite skenerio stiklą.
- Visada nurodykite teisingą dokumento kalbą – tada lietuviškos raidės su nosinėmis ir paukščiukais atpažįstamos tiksliau.
- Lenteles ir sudėtingus maketus po konvertavimo peržiūrėkite – kartais verta pasirinkti kitą formatavimo režimą.
- Jei dokumentą fotografuojate telefonu, darykite tai šviesioje vietoje ir laikykite telefoną lygiagrečiai lapui.
- Jei reikia tik nedidelio teksto fragmento iš ekrano, pavyzdžiui, iš nuotraukos ar vaizdo įrašo, patogiau naudoti „ABBYY Screenshot Reader“.
Ar būtina konvertuoti į Word
Ne visada. Jei reikia pataisyti kelis žodžius, pakeisti datą ar pašalinti puslapį, „ABBYY FineReader PDF“ leidžia tai padaryti tiesiog PDF faile – taisyti tekstą, paveikslėlius ir puslapius. Konvertuoti į Word verta, kai dokumentą reikės iš esmės perrašyti, naudoti kaip šabloną ar sujungti su kitais tekstais.
Programa kompiuteryje ar internetinis konverteris
Internetiniai konverteriai patogūs pavieniams failams, tačiau dokumentą tenka įkelti į kito paslaugos teikėjo serverį. Konfidencialiems dokumentams – sutartims, sąskaitoms, dokumentams su asmens duomenimis – saugiau naudoti programą, kuri juos apdoroja jūsų kompiuteryje. Kompiuterio programa taip pat patogesnė, kai failų daug, jie dideli arba juos reikia apdoroti reguliariai.
Kurią ABBYY programą rinktis
ABBYY siūlo kelias versijas, priklausomai nuo kompiuterio ir darbo apimties:
Windows kompiuteriui
„ABBYY FineReader PDF Standard“ apima PDF redagavimą, konvertavimą į Word ir Excel bei teksto atpažinimą. Daugeliui biurų ir namų vartotojų šios versijos pakanka.
Didesniam dokumentų srautui
„ABBYY FineReader PDF Corporate“ papildomai leidžia palyginti dokumentų versijas ir automatiškai apdoroti failus per „Hot Folder“ funkciją. Tinka teisininkams, buhalterijoms ir įmonėms, kurios konvertuoja daug dokumentų.
ABBYY FineReader PDF Corporate
Mac kompiuteriui
„ABBYY FineReader PDF for Mac“ atpažįsta tekstą iš skenuotų dokumentų ir nuotraukų bei konvertuoja juos į Word, Excel ar paieškai tinkamus PDF failus macOS kompiuteryje.
Tekstui iš ekrano
„ABBYY Screenshot Reader“ atpažįsta tekstą ar lentelę bet kurioje ekrano srityje ir perkelia juos į Word, Excel ar iškarpinę. Licencija neterminuota.
Dažniausi klausimai
Ar FineReader atpažįsta lietuvišką tekstą?
Taip. Lietuvių kalba yra tarp daugiau nei 190 palaikomų atpažinimo kalbų, todėl lietuviškos raidės atpažįstamos teisingai, jei nurodote tinkamą dokumento kalbą.
Ar galima konvertuoti kelis PDF failus vienu metu?
Taip. Konvertavimo lange galite pasirinkti kelis failus ir juos konvertuoti atskirai arba sujungti į vieną Word dokumentą.
Ar galima PDF konvertuoti į Excel?
Taip. „ABBYY FineReader PDF“ konvertuoja PDF ir į Excel – tai patogu, kai reikia perkelti lenteles, pavyzdžiui, sąskaitas ar ataskaitas.
Ar įmonei galima įsigyti kelias licencijas?
Taip. „Standard“ ir „Corporate“ versijoms yra kelių darbo vietų licencijos, pavyzdžiui, „Per Seat“, o „Corporate“ – ir „Concurrent“. Didesniam kiekiui pateikiame pasiūlymą pagal užklausą.
Išvada
Konvertuoti PDF į Word su „ABBYY FineReader PDF“ paprasta: pasirinkite failą, nurodykite kalbą ir formatavimo režimą, o programa sukurs redaguojamą dokumentą. Skenuotiems dokumentams svarbiausia gera skenavimo kokybė ir teisingai pasirinkta kalba. UAB „Atviros informacinės sistemos“ yra oficialus ABBYY platintojas Baltijos šalyse – licencijos raktą ir PVM sąskaitą faktūrą atsiunčiame el. paštu.